जैसा की हम सब जानते हैं की Workplace पर काफी खतरे होने की वजह पर कोई भी अनहोनी कभी भी हो सकती है, चाहे वो कोई Nearmiss हो या एक्सीडेंट, हम साइट पर Health and Safety को मैन्टैन रखने की पूरी कोशिश करते हैं लेकिन कभी न कभी कुछ ऐसी अनहोनी यानि Incident हो जाती है जिसे की Report करने की जरूरत होती है, जिसे Incident Notification Report के रूप में जाना जाता है।
इस आर्टिकल में मैं आपको ये बताने वाला हूँ की अगर आपके साइट पर कोई Incident या Accident हो जाता है तो आप इसे किस प्रकार से Report कर सकते हैं, इसके लिए आपको एक Incident Notification Report के Format की जरूरत होती है, इसको कैसे लिखते हैं और इसमें क्या क्या लिखना जरूरी होता है इसके बारे में मैं आपको फॉर्मैट के साथ डीटेल में बताऊँगा, इसलिए आप नीचे लिखे बातों को ध्यानपूर्वक पढ़ें।
What is Incident Reporting?
दोस्तों! सबसे पहले मैं आपको बता देता हूँ की Incident Reporting Kya Hoti hai, इसका मतलब ये होता है की अगर किसी भी साइट पर किसी भी प्रकार का कोई इन्सिडन्ट हो जाता है जैसे की कोई Nearmiss हो या कोई एक्सीडेंट हो यानि की किसी को छोटी या बड़ी चोट लग जाती है तो इसे Report करना काफी जरूरी होता है, ये रेपोर्टिंग इन्सिडन्ट होने के 24 घंटे के अंदर किया जाना जरूरी होता है, ताकि समय पर इसका Accident Investigation करके इसके होने के कारण में सुधार करके फ्यूचर में होने से रोका जा सके। इसके द्वारा कंपनी के Lagging Indicators को भी आँका जाता है।
अगर कोई कान्ट्रैक्टर कंपनी है तो उसे क्लाइंट कंपनी को और क्लाइंट को वहाँ के लोकल बॉडीस को यानि गवर्नमेंट को Incident Reporting करना होता है। इसलिए आपको अपनी कंपनी के साइट पर इसे इन्टर्नल रूप में Incident Reporting System को इम्प्लमेन्ट करना जरूरी है ताकि किसी भी इन्सिडन्ट को सभी स्टाफ इसे Safety Department को रिपोर्ट जरूर करें, ये कंपनी के पाज़िटिव सेफ़्टी कल्चर को इन्डकैट करता है।
How to Write Incident Notification Report
इस आर्टिकल में आगे बढ़ने से पहले मैं आपको बता दूँ की अगर आप एक Contractor Company में काम करते हैं तो आपको किसी भी Incident की Reporting को 24 घंटे के अंदर Client को कर देना है, अगर आपने इस समय के अंतराल के अंदर इसे रिपोर्ट नहीं किया तो इसे Incident को छुपाने की कोशिश मानी जाएगी जिससे की आपको परेशानी का सामना करना पड़ सकता है।
अब मैं आपको स्टेप्स में बताता हूँ की Incident Notification Report को कैसे लिखते हैं, नीचे आप एक Incident Report Format देख रहें होंगे, इस फॉर्मैट को आपको सेक्शन बाइ सेक्शन भर लेना है। इस फॉर्मैट को आप नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करके डाउनलोड भी कर सकते हैं।
Step -1: Fill Basic Details
पहले सेक्शन में आपको अपनी कंपनी का नाम, कान्ट्रैक्ट नंबर, इन्सिडन्ट की डेट और टाइम, इन्सिडन्ट की लोकैशन को भर लेना है, उसके बाद इन्सिडन्ट सिवेरिटी के सेक्शन में आपको दो कॉलम दिखेंगे, आपको अपने साइट पर हुए इन्सिडन्ट के हिसाब से इसे दूसरे कॉलम (Legend of Incident Severity) में चेक करना है, मान लेते हैं की कोई छोटी चोट यानि First Aid Case इन्सिडन्ट हुआ है, तो आपको इसका नंबर -1 देख कर Incident Severity सेक्शन के कॉलम में 1 नंबर पर टिक पर देना हैं, और Incident Risk Potential में Low पर टिक कर देना है।
Step – 2: Fill Types & Descriptions of the Incident
इस सेक्शन में आपको Incident Type को टिक कर देना है, जैसे की अगर ये First Aid Case Incident हुआ है तो इसे Personal Injury में टिक कर दें, और उसके बाद नीचे Description of Incident में क्या हुआ था इसके बारे में पूरी डीटेल में लिखें, ताकि अच्छे से समझ में आ सके। ध्यान रखें की ये शॉर्ट में हो लेकिन समझ में अच्छे से आ जाए।
Step – 3: Individual Name & Damage
इस सेक्शन में आपको इस Incident में कितने लोग शामिल थे उनका नाम लिखना है, जैसे की अगर एक लोग शामिल थे तो उनका नाम, जॉब और वो किस डिपार्ट्मन्ट में काम करते थे और उन्हें कैसी चोट लगी है, इसके बारे में डीटेल लिख देनी है, उसके बाद नीचे की रॉ में आपको ये लिखना है की अगर इसमें किसी Equipment, Asset या Environment का नुकसान हुआ है तो उसकी भी डीटेल आपको लिखनी होगी।
Step – 4: Actions & Immediate Cause
इस सेक्शन में आपको ये लिखना है की अगर उस आदमी को चोट लगी तो आपके द्वारा क्या एक्शन लिया गया, अगर उसे छोटी भी चोट लगी और उसे Medic के द्वारा फर्स्ट ऐड दिया गया है तो आपको First Aid पर टिक कर देना है, उसके बाद नीचे आपको (Immediate Cause {Unsafe Act / Condition} यानि वो कारण लिखना है जिसके कारण ये इन्सिडन्ट हुआ है, आपके पास जो भी कारण पता चला हो उसे आप लिख सकते हैं, उसके बाद डीटेल Accident Investigation में पूरी डीटेल रिपोर्ट बाद में लिखनी होती है।
Step – 5: Immediate Corrective Actions & Reporting
इस सेक्शन में आपको ये लिखना है की इस इन्सिडन्ट की जो कारण सामने आए तो उसे करेक्ट क्या किया गया, और उसका Recommendation Action क्या लेना है, इसे आपको Responsible Party के नाम और Target Date के साथ लिख देना है, और साथ साथ इसको करेक्ट करने के लिए क्या कंट्रोल मेजर लिया गया है इस पर भी टिक कर देना है, पूरी डीटेल भरने के बाद इस Incident को रिपोर्ट किसने किया है, उसके नाम, साइन और डेट/टाइम को भर करके Incident Notification Report को क्लाइंट के कन्सर्न को HSE Manager और Project Manager को भेज देना है।
ये भी पढ़ें – Nearmiss Kya hai? Examples of Nearmiss
Incident Report Format
ऊपर लिखे गए Incident Notification Report को कैसे लिखना चाहिए, इसके बारे में आपको समझ में आ गया होगा, आप नीचे दिए गए इस लिंक पर क्लिक करके Incident Report Format के Excel फाइल के सैम्पल को डाउनलोड कर सकते हैं और इसे आप अपने साइट पर इच्छानुसार अपनी कंपनी के लिए इस्तेमाल भी कर सकते हैं, नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करके इसे डाउनलोड कर लें।
Incident Notification Format Excel File
Download Click hereConclusion
दोस्तों, साइट पर किसी भी प्रकार का इन्सिडन्ट होने पर यहाँ तक की कोई Nearmiss होने पर भी Incident Notification Report को भेजना जरूरी होता है, इसीलिए ये फॉर्मैट और इसे कैसे भरा जाता है इसके बारे में जानना काफी जरूरी है, इस आर्टिकल के द्वारा आपको इसके बारे में पता चल ही गया होगा, अगर इससे रिलेटेड आपको कोई भी डाउट है ति हमें कमेन्ट करके जरूर बताएं, मैं आपको आपके डाउट या प्रश्न का जवाब जरूर दूंगा।
Frequently Asked Questions
How do you write an incident notification?
In the first section, you have to fill in your company name, contract number, date and time of the incident, and location of the incident, after that in the section of incident severity you will see two columns, you will have to fill in the second column according to the incident that happened on your site. Have to check in (Legend of Incident Severity)
What are the 4 types of incident reports?
Many incidents, such as First Aid, Medical Treatment, LTI, and Fatality, need to be reported.
Why do we report incidents?
Reporting incidents is essential to stop them from reoccurring after proper investigation and to find out the organization’s lagging indicators.
